생산성 향상을 위한 시간 관리법: 타임 블로킹(Time Blocking)

생산성 향상을 위한 시간관리전략, 타임 블로킹! 다양한 기법과 성공 노하우를 알아보고 나만의 시간관리 시스템을 구축해 보세요! 시간 관리 전문가의 팁과 노하우까지, 이 글 하나면 충분합니다.

생산성 향상을 위한 시간 관리법: 타임 블로킹(Time Blocking)

시간은 누구에게나 똑같이 주어지지만, 모두가 시간을 효율적으로 사용하는 것은 아니다. 쏟아지는 업무와 개인적인 일들 사이에서 시간에 쫓기는 현대인들에게 효율적인 시간관리는 성공의 열쇠가 될 수 있다.

특히, 집중력 저하와 산만함으로 인해 업무 효율이 떨어지는 사람들에게 타임 블로킹은 강력한 시간 관리 도구가 될 수 있다.

타임 블로킹이란 하루를 일정한 시간단위로 나누어 각 시간대에 특정작업이나 활동을 미리 할당하는 시간관리기법이다. 단순히 해야 할 일 목록을 작성하는 것을 넘어, 언제, 무엇을 할지를 명확하게 계획함으로써 시간 낭비를 줄이고 생산성을 극대화하는 데 목적이 있다.

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예를 들어,

• 오전 9시부터 10시까지는 이메일 확인,
• 10시부터 12시까지는 보고서 작성,
• 12시부터 1시까지는 점심시간 등으로

시간을 미리 할당하고 계획을 따르는 것이다.

타임 블로킹의 가장 큰 장점은 바로 몰입이다.

한 가지 작업에 집중할 수 있는 시간을 확보함으로써 '몰입'이라는 생산적인 상태에 도달하기 용이해진다. 멀티태스킹의 유혹에서 벗어나 한 가지 작업에 집중할 때, 우리의 뇌는 더 높은 집중력을 발휘하고 더 나은 결과물을 만들어 낼 수 있다.

또한, 시간 블로킹은 계획적인 시간 관리를 통해 개인에게 시간에 대한 통제력을 부여한다. 계획 없이 시간에 끌려 다니는 것이 아니라, 주도적으로 시간을 활용하면서 자신감과 성취감을 높일 수 있다.

특히, 멀티태스킹에 어려움을 느끼거나 집중력이 부족한 사람, 그리고 시간을 계획적으로 사용하고 싶어 하는 사람들에게 효과적이다. 하지만 엄격한 일정을 소화하기 어려운 상황이거나 끊임없이 긴급한 일이 발생하는 업무 환경에서는 적용하기 쉽지 않을 수 있다.

그래서 이를 실천하기 위해서는 자신에게 맞는 도구와 전략을 찾는 것이 중요하다. 디지털 캘린더, 플래너, 시간 관리 앱 등 다양한 도구를 활용할 수 있으며, 자신의 업무 스타일과 생활 패턴에 맞는 기법을 선택해야 한다.

나에게 맞는 유용한 자기 관리 앱 찾는 방법

결론적으로, 타임 블로킹은 시간 관리 능력을 향상하고 생산성을 높이는 데 효과적인 방법이지만, 모든 사람에게 적합한 것은 아니다. 자신의 상황과 특성을 고려하여 적절한 시간 관리 방법을 선택하는 것이 중요하다.

타임 블로킹 실행전략

준비 단계

타임 블로킹은 단순히 시간을 잘게 쪼개는 것이 아니라, 전략적인 계획과 노력을 통해 시간을 효율적으로 활용하는 방법이다. 효과적인 타임 블로킹을 위해서는 다음 세 가지 준비 단계가 필수적이다.

1. 나에게 맞는 도구 선택

타임블로킹을 실행하기 위해서는 시간계획을 시각적으로 확인하고 관리할 수 있는도 구가필요하다.

• 플래너나 노트북 같은 아날로그 방식을 선호한다면, 시간을 직접 블록으로 나누어 표시하고, 각 블록에 해당하는 작업을 기록하면 된다. 스마트폰 타이머를 활용하여 시간제한을 두는 것도 좋은 방법이다.
• 디지털 기기를 선호한다면, 구글이나 아웃룩 캘린더와 같은 캘린더 앱이나, 트렐로, 아사나 등의 프로젝트 관리 도구를 활용할 수 있다.

중요한 것은 자신의 업무 스타일과 선호도에 맞는 도구를 선택하는 것이다.

2. 할 일 목록 점검

해야 할 일을 빠짐없이 파악하는 것은 효율적인 시간 관리의 시작이다. 업무 관련 작업부터 개인적인 약속까지 모든 활동을 포괄적으로 목록화해야 한다.

이때 중요한 것은 단순히 나열하는 데 그치는 것이 아니라, 각 작업의 중요도와 긴급성을 기준으로 우선순위를 설정하는 것이다.

3. 나의 생산성 시간대 파악

사람마다 생체 리듬이 다르기 때문에, 집중력이 높은 시간대 역시 다를 수밖에 없다. 어떤 사람은 이른 아침에 집중력이 높은 반면, 어떤 사람은 저녁 시간에 더욱 생산적인 활동을 할 수 있다. 자신이 언제 가장 활력이 넘치는지, 언제 집중력이 떨어지는지 파악하여 이를 고려하여 설정해야 한다.

예를 들어, 집중력이 높은 시간대에는 가장 중요한 업무를 배치하고, 반대로 집중력이 떨어지는 시간대에는 이메일 확인과 같이 비교적 단순한 작업을 처리하는 것이 좋다.

타임 블록 설정 및 관리

타임블로킹의 핵심은 바로 '나만의 시간표'를 만드는 데 있다. 하지만 효과적인 시간관리시스템을 구축하기 위해서는 단순히 시간을 나누는 것 이상의 전략이 필요하다. 성공적인 타임블로킹을 위한 핵심전략들을 살펴보자.

1. 시간단위설정의 유연성

타임 블로킹은 분 단위, 시간 단위, 일 단위, 심지어 주 단위까지 다양한 시간 단위로 적용 가능하다. 중요한 것은 획일적인 규칙에 얽매이기보다는 자신의 작업 스타일과 특성에 맞는 시간 단위를 선택하는 것이다.

예를 들어, 약간의 집중력을 요구하는 단순 작업은 30분 단위로, 몰입이 필요한 중요한 프로젝트는 2시간 단위로 시간 블록을 설정할 수 있다.

2. 현실적인 시 간할당의 중요성

계획을 실천 가능하도록 만드는 것은 현실적인 시간 배분이다. 각 작업에 필요한 시간을 과소평가하지 않고 충분하면서도 현실적인 시간을 할당해야 한다.

작업 시간을 너무 빡빡하게 설정하면, 계획에 차질이 생기고, 이는 시간 관리에 대한 의욕 저하로 이어질 수 있다. 또한, 작업 사이사에 적절한 휴식 시간을 배분하여 지속 가능한 일정을 계획해야 한다.

3. 예측 불가한 상황을 대비하는 유연성

아무리 완벽한 계획이라도 예상치 못한 상황은 발생하기 마련이다. 따라서 시간관리 전략을 세울 때는 융통성을 가지고 접근해야 한다. 갑작스러운 회의 요청, 긴급한 업무 처리 등 예상치 못한 상황에 대비하여 여유 시간을 확보해 두는 것이 좋다.

또한, 처음 계획대로 되지 않더라도 상황에 맞게 일정을 조정하고 변경할 수 있는 유연성을 가져야 한다.

4. 규칙적인 검토를 통한 시스템개선

타임블로킹은 고정된 시스템이 아닌, 끊임없이 진화하는 시스템이다. 주기적으로 자신의 계획한 시스템을 객관적으로 평가하고 개선하는 것 즉, 피드백이 중요하다.

• 계획했던 시간 안에 작업을 완료했는지,
• 집중력이 떨어지는 시간대는 언제였는지,
• 어떤 부분에서 시간 관리가 잘 되지 않았는지 등을 꼼꼼하게 분석해야 한다.

필요에 따라 시간 할당을 조정하고, 작업 순서를 변경하거나, 시간대를 재설정하는 등 자신에게 최적화된 시스템을 구축해 나가는 것이 중요하다.

타임 블로킹 지속 전략

타임 블로킹은 단기간의 효율성을 높이는 것만큼이나 꾸준히 실천하여 장기적인 관점에서 시간 관리 습관을 만들어나가는 것이 중요하다. 타임 블로킹의 효과를 지속적으로 보기 위해서는 다음 두 가지 전략에 집중해야 한다.

1. 방해요소차단하기

집중력을 높이기 위해서는 방해요소를 최소화하는 것이 필수적이다. 특히, 중요한 작업을 수행하는 시간대에는 이메일, 메신저, 소셜미디어 알림을 해제하여 집중력을 방해하는 요소들을 차단해야 한다.

물리적인 공간을 분리하는 것 또한 효과적인 방법이다. 방해 요소가 적은 조용한 공간을 마련하고, 주변 사람들에게 집중 시간임을 알려 방해받지 않도록 하는 것이 좋다.

2. 나를 위한 시간확보하기
효과적인 시간 관리는 단순히 주어진 시간 안에 많은 일을 처리하는 것이 아니라, 삶의 균형을 유지하는 것이다. 개인적인 약속과 활동을 위한 시간을 의식적으로 확보하는 것이 중요하다.

식사, 휴식, 운동 등 개인적인 시간을 위한 타임 블록을 설정하고, 가족 행사, 취미 활동 등을 위한 시간도 할애해야 한다. 충분한 휴식과 재충전의 시간은 지속적인 생산성 향상을 위한 필수적인 투자라 할 수 있다.

다양한 타임 블로킹 기법

시간관리방법은 개인마다, 상황마 다다르게 적용해야 한다. 타임블로킹 역시 하나의 틀에 갇히지 않고, 다양한 방식으로 응용될 수 있다. 자신의 업무스타일과 특성에 맞는 최적의 방법을 찾는 것이 중요하다.

• 전통적인 타임블로킹:계획적인 하루설계
  • 가장 기본적인 형태의 타임블로킹은 하루를 미리 계획하고 각시간대에 특정작업을 할당하는 것이다.
  • 예를 들어, 오전 9시부터 11시까지는 중요한 프로젝트 A를, 11시부터 12시까지는 이메일확인을 하는 식으로 시간블록을 계획하고 실행하는 것이다. 이 방법은 일정관리가 비교적 수월한 사람들에게 적합하다.
• 뽀모도로 기법: 집중력 유지를 위한 반복적인 사이클
  • 뽀모도로 기법은 짧은 시간 동안 고도의 집중력을 발휘하여 작업하고 짧은 휴식을 취하는 것을 반복하는 방법이다. 일반적으로 25분 작업 후 5분 휴식을 취하는 방식을 가장 많이 활용한다.
  • 짧은 휴식을 통해 집중력을 유지하고, 장시간 작업으로 인한 피로를 줄일 수 있다는 장점이 있다.

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• 데이테마: 하루전체를 특정유형의 작업에 집중
  • 하루전체를특정주제나작업유형에 할애하는데 테마방식도 있다. 예를 들어, 월요일은 기획, 화요일은 개발, 수요일은 디자인과 같이 요일 별로 특정작업에 집중하는 방식이다.
  • 이는 비슷한 성격의 작업들을 모아 처리함으로써 효율성을 높일 수 있다는 장점이 있다.
• 에너지관리 타임블로킹: 생체리듬을 고려한 시간활용
  • 개인의 에너지 수준은 하루종일일정하게 유지되지 않는다는 점에 착안한 방법이다.
  • 자신의 에너지 수준이 높은 시간대에는 집중력을 요하는 어려운 작업을, 에너지 수준이 낮은 시간대에는 비교적 단순한 작업을 배치하는 것이다.
• 작업일괄처리: 유사한 작업을 모아 효율성증대
  • 유사한 성격의 작업들을 특정시간대에 모아서 처리하는 방법이 다. 예를 들어, 모든 이메일 확인은 오후 2시부터 3시까지, 전화통화는 오후 4시부터 5시까지 하는 식으로 시간블록을 설정하는 것이다.
  • 이는 작업전환에 소요되는 시간을 줄이고, 집중력을 유지하는 데 도움을 준다.
• 5분 타임블로킹: 시간활용극대화
  • 일론머스크가 활용하는 방법으로 알려진 5분 타임블로킹은 하루를 5 분단위로 세분화하여 계획하는 방법이다. 매우 짧은 시간단위로 시간을 관리하기 때문에 높은 집중력과 꼼꼼한 계획이 요구된다.
• 타임박싱: 시간제한을 통한 집중력향상
  • 타임박싱은 특정작업의 완료여부와 관계없이 미리 설정된 시간 내에만 작업을 수행하는 방법이다.
  • 예를 들어, 보고서작성에 2시간을 할애하기로 했다면, 2시간 안에 작업이 완료되지 않더라도 다음작업으로 넘어가는 것이다.

자신에게 맞는 시스템 구축하기

타임블로킹은 단순히 시간관리기법 중 하나가 아닌, '나만의 시간'을 설계하는 과정이다. 모든 사람에게 완벽하게 맞는 하나의 기법은 존재하지 않는다.

자신에게 최적화된 시스템을 구축하기 위해서는 다양한 기법을 적극적으로 시도하고, 자신의 상황에 맞게 변형하여 적용하는 능동적인 자세가 필요하다.

처음에는 어색하고 힘들 수 있다. 계획대로 일정이 진행되지 않아 실망하거나, 기존의 습관에서 벗어나는데 어려움을 느낄 수도 있다. 하지만 중요한 것은 포기하지 않고 꾸준히 실천하는 것이다.

타임 블로킹을 지속적으로 실천하면서 자신에게 맞는 방식을 찾아나가는 과정을 통해, 시간관리능력을 향상하고, 궁극적으로는 삶의 주도권을 되찾을 수 있을 것이다.